SAHTE VEYA MUHTEVİYATI İTİBARİYLE YANILTICI BELGEDEN KORUNMANIN YOLLARI :

Vergi kaçırmak amacıyla, bilinçli ve kasıtlı olarak sahte veya muhteviyatı itibariyle yanıltıcı belge kullananların cezalandırılmaları doğaldır.

Buna mukabil, hüsnüniyetli mükellefler, farkında olmaksızın sahte veya muhteviyatı itibariyle yanıltıcı belge kullanmış duruma düştüklerinde, suç işlemediklerini ve bu nedenle ceza almamaları gerektiğini düşünmektedirler.

Bu düşünce çok haklı olmakla beraber, yukarıda açıkladığımız ağır sonuçları önleyemeyebilir.

O halde HÜSNÜNİYETLİ MÜKELLEFLERİN, MAL VEYA HİZMET ALIMLARINA İLİŞKİN BELGELERİNİN SAĞLIKLI OLUP OLMADIĞI KONUSUNDA ÇOK DİKKATLİ OLMALARI GEREKMEKTEDİR.

Sahte veya muhteviyatı itibariyle yanıltıcı belgeyi kaydına almış duruma düşmekten korunmak için, hangi tedbirler alınabileceği sıklıkla sorulmakta olan bir husustur. Üzülerek ifade ediyoruz ki, Ülkemizdeki tüm mükellefleri, tüm dikkat ve tedbirlerine rağmen böyle bir duruma düşmekten kurtaracak SİHİRLİ BİR FORMÜL YOKTUR, başka bir anlatımla bu riskin sıfıra indirilmesi mümkün değildir. Ancak, aşağıdaki tavsiyelerimize uyulduğunda, bu risk minimize edilebilir veya risk tezahür ettiğinde İYİNİYETLİ olunduğu izah ve ispat olunabilir :

• Öncelikle, başta satın alma ve mali işler ile görevli personel, firmanın üst düzey yöneticileri ve ortakları olmak üzere, tüm firma ilgilileri, sahte ve muhteviyatı itibariyle yanıltıcı belgeye maruz kalınmasının getireceği vahim sonuçlar ve önleme tedbirleri konusunda yeterince bilgilendirilmeli yani firma olarak sahte ve muhteviyatı itibariyle yanıltıcı belge ve sonuçları konusunda bilinçli olunmalıdır.
• Bir satın alma yönetmeliği hazırlanmak veya mevcut satın alma yönetmeliği revize edilmek suretiyle, mal ve hizmet alımlarında sahte ve muhteviyatı itibariyle yanıltıcı belgeden korunma esasları belirtilmeli ve bu esaslara uymayan ilgili departman görevlilerinin olaydan sorumlu tutulacakları açıklanmalıdır. Bu yönetmelik yönetim kurulu kararı ile yürürlüğe konulmalıdır. Aynı şekilde, evrakın kayda alınmasıyla görevli muhasebe personeline de dikkatli olmaları bildirilmeli ve korunma
tedbirlerinden uygun olanlarını tatbik etmeleri istenmelidir.

•   Piyasadaki emsallerine göre, bariz şekilde ucuz olan malların belgesinin, sahte veya
muhteviyatı itibariyle yanıltıcı olma ihtimalinin daha yüksek olduğu bilinmelidir. Mal ve hizmet alımında kalite, ucuzluk ve diğer faktörlerin yanı sıra, belgenin sağlıklı olması da vazgeçilmez bir faktör olarak dikkate alınmalıdır.

•    Mallar mümkün olduğunca ithalatçı veya imalatçı firmalardan temin edilmelidir.
Hizmet alımlarında da aynı anlayışla hareket edilmelidir. Mesela mal taşıtılacaksa, taşımayı yapanda olumlu niteliklerin aranmasına, rastgele kimselere taşıma işlemi yaptırılmamasına özen gösterilmelidir.

•    Mal ve hizmet alımlarında satıcı firmanın genel durumu önemlidir. Satıcı firmaların
güçlü, varlıklı, müesseseleşmiş, vergi ödevlerini yerine getirdiği konusunda kuşku uyandırmayan, tedariklerini de ithal yoluyla veya sağlam firmalardan yapan firmalardan olmasına özen gösterilmelidir.

•    MALIN NAKLİYESİ, işlemin gerçekliğinin ispatı açısından önemli bir unsurdur. Bu nedenle satın alınan mal, alıcı tarafından muteber nakliyecilere taşıttırılmalı ve taşımayı tevsik eden belgeler (taşıma faturası, taşıma irsaliyesi) mal alış faturası ile irtibatlandırılmalıdır. (Mal satıcısı tarafından alıcıya getirildiğinde veya alıcının kendi aracı ile alındığında nakliye belgesi oluşmadığı için, mal hareketinin gerçekliğini ispat açısından olumsuzluk meydana gelmektedir.)

• Nakliye sigortası veya malı konu alan sair sigortalar yaptırılması da işlemin gerçekliğini ispatta rol oynayabilir.

• Malın tartı hizmeti veren bir firma tarafından tartıldığı hallerde, tartı fişi ile mal faturasının ilişkilendirilmesi de önemli bir ispat aracıdır. Dahili belgeler olsa da kapı giriş ve ambar teslim fişleride önemlidir. Keza teslim alınan malların dahili tartı ve kalite kontrol fişleride saklanmalıdır.

• Mal alımına karar verilmeden önce, malın faturası sorgulanmalı malı satan ile faturayı kesen firmanın aynı firma olması üzerinde durulmalı, faturanın hemen kesilmesi sağlanmalıdır.

• Fatura konusunda hassas olunduğu satıcıya hissettirilmeli, ödeme işlemi kısmen veya tamamen fatura alındıktan ve faturanın sağlığı konusunda emin olunduktan sonra yapılmalıdır.

• Satın alma elemanlarının alım işlemini uzaktan uzağa yapmak yerine satıcı firma ile yakın temasa girerek ve onun işyerini görerek yapması sağlanmalıdır.

• Sahte ve muhteviyatı itibariyle yanıltıcı belge kullanımının yaygın olduğu mal ve hizmetlerde daha dikkatli olunmalıdır.

• İki defa mal veya hizmet alınacak olan tanınmamış firmalar açısından çok daha titiz davranılmalıdır.

• Satıcı firma iyi tanınmıyor veya kuşku hissediliyorsa ödemeler cari hesap yoluyla değil, fatura bazlı olarak (havale veya çeklerde ödemeye konu fatura tarih ve no refere edilerek) yapılmalıdır.

• Faturayı kesenin vergi dairesinde kaydı bulunan, beyanname veren bir mükellef olduğunu anlamak ve kestiği faturadaki KDV yi beyan ettiğini görmek bakımından, faturanın kesildiği aya ait KDV tahakkuk fişinin örneğini istemek ve ödemenin bir kısmını bu şarta bağlamak, isabetli bir tedbir olabilir.

• Ticaret borsasında tescil suretiyle alınıp satılmakta olan mallarda alımın, borsada tescil edilerek yapılması tercih edilmelidir.

• Mal alımının gerçekliğini ispatta, alıcı firmanın bu mala ilişkin miktar dengesinin (dönem başı mal + dönem içi alışlar – dönem içi satış ve sarflar – fireler = dönem sonu mal miktarı) sağlanmış olması önemlidir.

• ÖDEMENİN faturayı kesene yapıldığının tevsiki çok önemlidir. Bu tevsikin sağlanması bakımından özellikle büyük ödemelerin kasadan NAKİT VERİLMEK SURETİYLE YAPILMAMASI (nakit olarak yapılan küçük ödemelerde ise, faturayı kesenin vereceği tahsil makbuzunun aranması) uygun olacaktır. Ödemenin her iki tarafın banka kayıtlarında iz bırakacak şekilde ve faturayı kesen firma adına açılmış bir banka hesabına havale çıkarmak suretiyle yapılmasına ve havale belgelerinde satıcının vergi numarasının belirtilmesine dikkat edilmelidir.

• Çekle ödemeler faturayı düzenleyen namına yapılmalı ve çek de ödeme yapılanın vergi numarası belirtilmelidir.

• Sorun olabilecek firmalara müşteri çekinin ciro edinmesi suretiyle ödeme yapmaktan kaçınılmalıdır.

• Riskin azaltılması adına, fatura bedelinin aracı kimseler tarafından ödenip, ödenen tutarın dekont edilmesi yerine fatura tutarının usulüne uygun şekilde fatura muhatabı tarafından faturayı düzenleyene ödenmesi tercih edilmelidir.

Özetlemek gerekirse aslolan, sahte ve muhteviyatı itibariyle yanıltıcı belgeye maruz kalmamak için bilinçli ve tedbirli olunmasıdır. Buna rağmen sahte ve muhteviyatı itibariyle yanıltıcı belge alıp kayda geçmiş duruma düşüldüğünde, faturaya konu işlemin gerçekliğini ve kasıtlı olunmadığını ispat için banka, ticaret borsası, nakliye firması gibi üçüncü şahıslar nezdinde iz bırakacak yöntemler uygulanması ve yukarıdaki tavsiyelerimize mümkün olduğunca uyulması gerekmektedir.