Ticari Defterlerin Saklama Süreleri ve Vergi Mevzuatındaki Yeri
SAKLAMA YÜKÜMLÜLÜKLERİ
Ticari defterler, 6102 sayılı TTK’nın 82.maddesi gereği ticari defterlere son kaydın yapıldığı takvim yılının bitişinden itibaren on yıl süreyle saklanmalıdır. Vergi Usul Kanunu’nun 253. maddesine göre bu süre beş yıldır.
Gerçek kişi tacirin ölümü halinde mirasçıları veya ticareti terk etmesi halinde kendisi defterleri saklamakla yükümlüdür. Mirasın resmi tasfiyesinde veya tüzel kişi sonamermişse defterler yine on yıl süreyle sulh mahkemesi tarafından saklanacaktır. Tasfiyeye girmiş şirketler açısından da on yıllık süre geçerlidir.
Tacirin saklamakla yükümlü olduğu ticari defterlerin yangın, su baskını veya yer sarsıntısı gibi bir afet veya hırsızlık sebebiyle ve kanuni saklama süresi içinde zıyaa uğrarsa tacir ,zıyai öğrendiği tarihten itibaren on beş gün içinde ticari işletmesinin bulunduğu yer yetkili mahkemesinden kendisine bir belge verilmesini isteyebilecektir.
VERGİ MEVZUATI YÖNÜNDEN
VUK’un 253’üncü maddesinde, bu kanuna göre defter tutmak mecburiyetinde olanlar, tuttukları defterlerle düzenleyerek verdikleri belgelerin bir örneğini, ilgili bulundukları yılı takip eden takvim yılından başlayarak beş yıl süre ile muhafaza etmeye mecburdurlar. Ancak, defter ve belgelerin saklanma süresi 5 yıl olmakla birlikte, bazı durumlarda kayıt ve belgeleri beş yıldan daha uzun sürelerle muhafaza etme gereği bulunmaktadır.
Beş yıllık süre geçmiş olsa bile böyle durumlarda defter ve belgeleri saklama gereği devam etmekte, incelenmek üzere talep edilmesi halinde incelemeye ibraz edilmesi gerekmektedir. Bunların başlıca örnekleri aşağıdaki gibidir.
a) Geçmiş yıl zararları: Örneğin, 2007 yılı zararının 2009 yılı karından mahsup edilmesi durumunda, 2007 yılı defter ve belgelerinin 5 yıllık saklama süresi 2012 yılı sonunda dolmakla beraber, 2009 yılındaki zarar mahsubunu ispat amacıyla 2014 yılı sonuna kadar saklamak gerekir.
b) Yıllara sari inşaat: Yıllara sari inşaat işleri işin bittiği yılda vergilendirilmektedir. Dolayısıyla, bu kapsamdaki defter ve belgelerin de işin bittiği yılı takip eden yıldan itibaren 5 yıl süre ile saklanması gerekecektir.2008 yılında başlayıp 2009 yılında tamamlanan yıllara sari inşaat işinde 5 yıllık muhafaza etme süresi 1.1.2010 tarihinde başlayacaktır.
c) Amortisman giderleri: Geçmiş yıl zararlarında olduğu gibi, bir gider unsuru olan amortismanların da gider yazıldığı yılda tevsik edilmesi gerekmektedir. Bu nedenle amortisana tabi kıymetin iktisabı ile ilgili belgeler bakımından, 5 yıllık zamanaşımı, kıymetin tamamen itfa edildiği yılı izleyen takvim yılı başından başlar.
Yatırım İndirimi: Yatırım Teşvik Belgesi kapsamında yatırım indiriminden yararlanılması durumunda da, yatırım indirimi konusu harcamalar ve ilgili belgeler bakımından 5 yıllık muhafaza süresi yatırım indirimine tabi harcamaların kurum kazancından tamamen düşüldüğü yılı izleyen takvim yılı başından başlayacaktır.
e) KDV Mahsup ve İadesi: İlgili olduğu dönemden sonraki yıl içinde katma değer vergisi indiriminde kullanılan defter ve belgelerin muhafaza yükümlülüğü istisna veya muafiyet şartlarının ihlal edildiği yılı izleyen yılın başından itibaren başlayacaktır.
f) Kurumların Tasfiyesi: Kurumlarda tasfiye, başladığı takvim yılında bittiği takdirde zamanaşımı süresi ertesi takvim yılından başlayarak beşinci yılın sonunda dolmuş olur. Buna göre. tasfiye başladığı takvim yılında bittiği takdirde zamanaşımı bakımından özellik yoktur.5520 sayılı Kurumlar Vergisi Kanununun 17-ç maddesine göre tasfiyenin bir yıldan fazla sürmesi halinde tarh zamanaşımı, tasfiyenin son bulduğu dönemi takip eden yılın başından başlar. Tasfiye birden fazla dönemde gerçekleştirildiğinde, bütün dönemlere ait zamanaşımı, tasfiyenin sonuçlandığı yılı izleyen takvim yılı başından başlar ve beşinci yılsonunda dolar. Örneğin, 12.09.2000 tarihinde tasfiyeye giren bir kurumda, tasfiye 05.05.2006 tarihinde sonuçlanmış ise, tarh zamanaşımı 01.01.2007 tarihinde başlar ve 31.12.2011 tarihinde sona erer. 31.12.2011 tarihine kadar 12.09.2000- 05.05.2006 tarihleri arasındaki tasfiye dönemleri için tarhiyat yapılabilir. Örneğimizde ilgili kurumca 2000 yılı defter ve belgelerinin 2011 yılı sonunda kadar muhafaza edilmesi gerekmektedir.
g) Ayrıca, beş yıllık zaman aşımı süresi dolmadan beyanların takdire sevk edilmesi halinde zaman aşımının işlemesi durur. Ancak duracak süre bir yılı aşamaz. Beyanlarının takdire sevk edildiğini bilen vergi mükelleflerinin defter ve belgelerini bu durumu da dikkate alarak saklamaları uygun olur.
SGK AÇISINDAN SAKLAMA VE İBRAZ YÜKÜMLÜLÜĞÜ
01.10.2008 tarihinden itibaren ise özel işyerleri için 10 yıl, kamu idareleri için 30 yıl olarak uygulanması gerekmektedir.
