Ticari Defterlerin Tasdik Durumları ve Dikkat Edilmesi Gereken Hususlar

Hesap dönemi takvim yılı olan mükelleflerin 2016 yılında kullanacakları tasdike tabi defterlerini en geç 31 Aralık 2015 tarihine kadar notere tasdik ettirmeleri veya defterlerini ertesi yılda da kullanmak isteyenlerin Ocak 2016 ayı içinde ara tasdik yaptırmaları gerekmektedir.

Defter ve Belgelerin tasdiki konusunda ilgili mevzuat açıklamaları aşağıda bilginize sunulmuştur.
6102 sayılı TTK’nın 64. maddesi gereği her tacirin kanun hükümleri çerçevesinde ticari defterlerini tutmakla yükümlü olduğu belirtilmiştir. Söz konusu defterlerin, tacirin ticari işlemleri neticesinde oluşan;
a) İktisadi ve mali durumunu,
b) Borç ve alacak ilişkilerini,
c) Hesap dönemi içinde elde edilen neticelerini,
d) Üçüncü kişi uzmanların yapacağı incelemede işletmenin faaliyetleri ve finansal durumu hakkında fikir vermesini sağlayacak şekilde ve kanun hükümlerine uygun olarak tutulması gerekmektedir.

Hangi Defterlerin Tutulması ve Onaylatılması Gerekecek
213 sayılı Vergi Usul Kanunu’nun 182. maddesi bilanço esasına göre tutulacak defterleri, 193.maddesi ise işletme hesabı esasına göre tutulacak defterleri belirlemiştir. Buna göre;
VUK ‘nun 182.maddeye göre bilanço esasına göre tutulacak ticari defterler
a) Yevmiye Defteri,
b) Defteri Kebir,
c) Envanter Defteri

213 sayılı VUK 193.Maddeye Göre İşletme Hesabı Esasına Göre Tutulacak Ticari Defterler
a) İşletme hesabı defteri
Yukarıda sayılanlar dışında 213 sayılı Vergi Usul Kanunu’nun ele almış olduğu diğer defterler ise İmalat defteri, kombine imalatta imalat defteri, bitim işleri defteri, yabancı nakliyat kurumlarının hasılat defteri, ambar defteri, serbest meslek kazanç defteri, özel defterler ve çiftçi işletme defteridir.
6102 sayılı TTK ’ya göre ise64.maddenin üçüncü ve dördüncü fıkralarında belirtilen aşağıdaki defterlerin kullanılması gerekmektedir.
a) Yevmiye Defteri
b) Defteri Kebir
c) Envanter Defteri
d) Pay Defteri
e) Yönetim Kurulu Karar Defteri A.Ş ( LTD için ise Müdürler Kurulu Karar Defteri )
f) Genel Kurul Toplantı ve Müzakere Defteri
Fiziki ortamda tutulan yevmiye defteri, envanter defteri ile defteri kebir ve 64.maddenin dördüncü fıkrasında sayılan ve işletmenin muhasebesi ile ilgili olmasa dahi ticari defter olarak kabul edilen pay defteri, yönetim kurulu karar defteri ile genel kurul toplantı ve müzakere defterlerinin de açılış onayları kuruluş sırasında ve kullanılmaya başlanmadan önce noter tarafından onaylanması gerekmektedir. 213 sayılı Vergi Usul Kanunu’nun tasdik zamanı ve tasdik yenileme konularını düzenleyen 221 ve 222. madde hükümlerinin, özel hesap dönemine tabi olanlar, yeni işe başlayanlar, sınıf değiştirenler ve yeni bir mükellefiyete girenler açısından da göz önünde bulundurulması gerekmektedir.Hesap dönemi takvim yılı olan mükelleflerin 2016 yılında kullanacakları tasdike tabi defterlerini en geç 31 Aralık 2015 tarihine kadar notere tasdik ettirmeleri veya defterlerini ertesi yılda da kullanmak isteyenlerin Ocak 2016 ayı içinde ara tasdik yaptırmaları gerekmektedir. Defter ve Belgelerin tasdiki konusunda ilgili mevzuat açıklamaları aşağıda bilginize sunulmuştur.
6102 sayılı TTK’nın 64. maddesi gereği her tacirin kanun hükümleri çerçevesinde ticari defterlerini tutmakla yükümlü olduğu belirtilmiştir.

Söz konusu defterlerin, tacirin ticari işlemleri neticesinde oluşan;
a) İktisadi ve mali durumunu,
b) Borç ve alacak ilişkilerini,
c) Hesap dönemi içinde elde edilen neticelerini,
d) Üçüncü kişi uzmanların yapacağı incelemede işletmenin faaliyetleri ve finansal durumu hakkında fikir vermesini sağlayacak şekilde ve kanun hükümlerine uygun olarak tutulması gerekmektedir.
Hangi Defterlerin Tutulması ve Onaylatılması Gerekecek
213 sayılı Vergi Usul Kanunu’nun 182. maddesi bilanço esasına göre tutulacak defterleri, 193.maddesi ise işletme hesabı esasına göre tutulacak defterleri belirlemiştir. Buna göre;

VUK ‘nun 182.maddeye göre bilanço esasına göre tutulacak ticari defterler
a) Yevmiye Defteri,
b) Defteri Kebir,
c) Envanter Defteri

213 sayılı VUK 193.Maddeye Göre İşletme Hesabı Esasına Göre Tutulacak Ticari Defterler
a) İşletme hesabı defteri
Yukarıda sayılanlar dışında 213 sayılı Vergi Usul Kanunu’nun ele almış olduğu diğer defterler ise İmalat defteri, kombine imalatta imalat defteri, bitim işleri defteri, yabancı nakliyat kurumlarının hasılat defteri, ambar defteri, serbest meslek kazanç defteri, özel defterler ve çiftçi işletme defteridir.

6102 sayılı TTK ’ya göre ise64.maddenin üçüncü ve dördüncü fıkralarında belirtilen aşağıdaki defterlerin kullanılması gerekmektedir.
a) Yevmiye Defteri
b) Defteri Kebir
c) Envanter Defteri
d) Pay Defteri
e) Yönetim Kurulu Karar Defteri A.Ş ( LTD için ise Müdürler Kurulu Karar Defteri )
f) Genel Kurul Toplantı ve Müzakere Defteri
Fiziki ortamda tutulan yevmiye defteri, envanter defteri ile defteri kebir ve 64.maddenin dördüncü fıkrasında sayılan ve işletmenin muhasebesi ile ilgili olmasa dahi ticari defter olarak kabul edilen pay defteri, yönetim kurulu karar defteri ile genel kurul toplantı ve müzakere defterlerinin de açılış onayları kuruluş sırasında ve kullanılmaya başlanmadan önce noter tarafından onaylanması gerekmektedir. 213 sayılı Vergi Usul Kanunu’nun tasdik zamanı ve tasdik yenileme konularını düzenleyen 221 ve 222. madde hükümlerinin, özel hesap dönemine tabi olanlar, yeni işe başlayanlar, sınıf değiştirenler ve yeni bir mükellefiyete girenler açısından da göz önünde bulundurulması gerekmektedir.

Pay defteri ile genel kurul toplantı ve müzakere defteri için açılış onayı açısından istisnai bir durum 6102 sayılı yeni TTK’nin 64.maddenin üçüncü fıkrasının üçüncü cümlesinde ele alınmıştır. Buna göre pay defteri ile genel kurul toplantı ve müzakere defterleri yeterli yapraklarının olması durumunda açılış onayı yaptırılmaksızın izleyen faaliyet dönemlerinde de kullanılmaya devam edilebilecektir.

6102 sayılı yeni TTK gereği yukarıda sayılan defterler açılış onayına tabi olurken, kapanış onayı açısından sadece yevmiye defteri ile Anonim Şirketlerde yönetim kurulu karar defteri veya Limited şirketler için ise Müdürler Kurulu Karar Defteri kapanış kapsamındadır.
Yevmiye defterinin kapanış onayı, izleyen faaliyet döneminin altıncı ayının sonuna kadar, yönetim kurulu karar defterinin kapanış onayı ise izleyen faaliyet döneminin birinci ayının sonuna kadar notere yaptırılır.

Elektronik ortamda tutulacak defterlerin açılış ve kapanışında noter onayının aranmayacağı belirtilmiştir.
213 sayılı Vergi Usul Kanunu hükümlerine göre tasdike tabi defterler.
213 sayılı Vergi Usul Kanunu’nun tasdikini zorunlu tuttuğu defterler ise 220.madde de sayılmıştır. İlgili madde hükmüne göre tasdiki zorunlu olan defterler şunlardır:
a) Yevmiye ve envanter defterleri,
b) İşletme defteri,
c) Çiftçi işletme defteri,
d) İmalat ve istihsal vergisi defterleri,
e) Nakliyat vergisi defteri,
f) Yabancı nakliyat kurumlarının hasılat defteri,
g) Serbest meslek kazanç defteri
213 sayılıVergi Usul Kanunu’nun cevaz verdiği hallerde yukarıda belirtilen defterlerin yerine kullanılacak olan defterlerin de tasdike tabi tutulacağı belirtilmiştir

Limited Şirketlerde Müdürler Kurulu Karar Defterinin tutulması zorunlu değildir.Bu defteri tutmak istemeyenler; Limited şirkette aldıkları kararları genel kurul toplantı ve müzakere defterine kaydetmek zorundadırlar. Limited şirketlerde müdür veya müdürler kurulunun şirket yönetimi ile ilgili olarak aldığı kararlar genel kurul toplantı ve müzakere defterine kaydedilebileceği gibi ayrı bir müdürler kurulu karar defteri de tutulabilir. Müdürler kurulu karar defterinin tutulması halinde açılış ve kapanış onayları dahil olmak üzere yönetim kurulu karar defterine ilişkin hükümler uygulanır.
TTK Açısından Defler Ve Belgelerin Tutulmaması Ve İbraz Edilmemesinin Cezai Hükümleri
6102 sayılı TTK’nın 562. maddesine göre tacirin;
a) 64.maddenin ikinci cümlesi gereği üçüncü kişi uzmanlarca yapılacak incelemede işletmenin faaliyetleri ve finansal durumu hakkında fikir verebilecek şekilde tutulmayan defterlere,
b) 64.maddenin üçüncü cümlesi gereği defterlerden işletme faaliyetlerinin oluşumu ve gelişmesinin izlenmemesi durumunda,
c) 64.maddenin ikinci fıkrası gereği tacrin işletmesi ile ilgili gönderilmiş bulunan her türlü belgenin, fotokopi, karbonlu kopya, mikrofiş, bilgisayar kaydı veya benzeri şekilde bir kopyasını yazılı, görsel veya elektronik ortamda saklamayanlara, 4.000,00 TL idari para cezası uygulanacaktır.
d) 6102 sayılı TTK hükümlerine göre tutulmak ve muhafaza edilmekle yükümlü olunan defter, kayıt ve belgeler ile bunlara ilişkin bilgilerin denetime tabi tutulan gerçek veya tüzel kişiye ait olup olmadığına bakılmaksızın 210.madde gereği denetime yetkili olanlarca istenmesine rağmen vermeyenler veya eksik verenler veyahut bu kişilerin görevlerini yapmalarını engelleyenler fiilleri daha ağır cezayı gerektiren bir suç oluşturmadığı takdirde
e) üçyüz günden az olmamak üzere adli para cezası uygulanacaktır.
f) Ticari defterlerin mevcut olmaması veya hiçbir kayıt içermemesi veyahut kanuna uygun saklanmaması hallerinde sorumlular üçyüz günden az olmamak üzere adli para cezasıyla cezalandırılır.

Denetçilerin sır saklamadan soğan sorumluluk konusunu düzenleyen 404.madde hükmü saklı kalmak koşulu ile denetim görevini ifa edenlerin incelemeye sunulan defter ve belgeler neticesinde elde ettikleri iş ve işletme sırlarını açıklamaları halinde TCK’nın 239.maddesi hükümlerine göre cezalandırılır.
h) 549.maddede belirtilen belgeleri sahte olarak düzenleyenler ile ticari defterlere kasıtlı olarak gerçeğe aykırı kayıt yapanlara bir yıldan üç yıla kadar hapis cezası verilir.
Vergi Mevzuatı Açısından Defler Ve Belgelerin Tutulmaması ve Cezai Hükümleri
Defler ve belgelerin vergi incelemesine yetkili olanlara herhangi bir mücbir sebep hali olmaksızın ibraz edilmemesinin müeyyideleri Vergi Kanunlarımızda açıklanmıştır.
Buna göre
a) VUK.’ nun mükerrer 355’inci maddesi uyarınca özel usulsüzlük cezası kesilecek.
b) 30/3’üncü maddesi uyarınca Gelir (Kurumlar) vergisi ve KDV matrahlarının re’sen takdiri yapılacak,
c) KDV. Kanununun 29’uncu ve 34’üncü maddeleri uyarınca indirim konusu yapılan KDV’lerin reddi
d) Vergi Usul Kanunu 359/a-2 maddesi gereğince ilgililer hakkında Cumhuriyet Savcılığına suç duyurusunda bulunulacaktır.
Görüldüğü üzere defter ve belgelerin incelemeye ibraz edilmemesinin ağır sonuçları bulunmaktadır. Bu nedenle mükelleflerin defter ve belgelerini iyi muhafaza etmeleri, istendiğinde incelemeye ibraz etmesi, ağır sonuçlarla karşılaşmaması için zorunluluktur.